1. Inleiding

Stichting Erfgoed Goirle zet zich in voor het verzamelen, bewaren, onderzoeken en toegankelijk maken van de geschiedenis en het erfgoed van Goirle en omgeving. Dat gebeurt onder meer door het beheren van het heemerf, het organiseren van lezingen, excursies en tentoonstellingen, het uitgeven van publicaties en het beheren van een documentatiecentrum en archief.

Binnen Stichting Erfgoed Goirle zijn verschillende werkgroepen actief. Eén daarvan is de Werkgroep Golse Genen. Deze werkgroep houdt zich in het bijzonder bezig met genealogisch onderzoek: het onderzoeken van families, stambomen en de geschiedenis die daarmee samenhangt. Bij al deze activiteiten kan Stichting Erfgoed Goirle persoonsgegevens verwerken. Wij vinden het belangrijk dat daar zorgvuldig, terughoudend en transparant mee wordt omgegaan. In dit  privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.

Dit privacybeleid geldt voor Stichting Erfgoed Goirle en voor de activiteiten die binnen de stichting worden uitgevoerd, waaronder de activiteiten van de Werkgroep Golse Genen.

2. Wie is verantwoordelijk?

De Stichting Erfgoed Goirle is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de stichting. De stichting is gevestigd in Goirle en is actief vanuit het heemerf De Schutsboom.

Voor vragen over privacy en de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het bestuur van Stichting Erfgoed Goirle. Wanneer u gebruikmaakt van uw privacy rechten, proberen wij uw verzoek zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn te beantwoorden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de activiteit waarbij u betrokken bent.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• naam en voorletters
• adres
• postcode en woonplaats
• e-mailadres
• telefoonnummer
• gegevens over uw lidmaatschap
• gegevens over uw deelname aan activiteiten
• gegevens die noodzakelijk zijn voor vrijwilligerswerk binnen de stichting
• correspondentie die u met de stichting voert
• gegevens die u zelf aan ons verstrekt in het kader van genealogisch onderzoek
• beeldmateriaal en andere afbeeldingen waarop personen herkenbaar kunnen zijn

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden die passen bij de activiteiten van Stichting Erfgoed Goirle.

Daarbij gaat het onder meer om:

• het voeren van de ledenadministratie
• het onderhouden van contacten met leden
• het versturen van het tijdschrift
• het uitnodigen voor lezingen, excursies en andere activiteiten
• het versturen van nieuwsbrieven
• het organiseren van vrijwilligerswerk
• het uitvoeren van administratieve en financiële werkzaamheden
• het beheren van het documentatiecentrum en archief
• het uitvoeren van historisch en genealogisch onderzoek
• het publiceren van historische en genealogische informatie
• het onderhouden van de website en andere communicatiekanalen
• het informeren van belangstellenden over activiteiten van de stichting

Persoonsgegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of de verdere verwerking op grond van de AVG is toegestaan.

5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

De AVG staat het verwerken van persoonsgegevens alleen toe wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan Stichting Erfgoed Goirle zich bijvoorbeeld baseren op:

• toestemming van de betrokkene
• de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij een lidmaatschap
• een wettelijke verplichting
• een gerechtvaardigd belang van de stichting, wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan

De toepasselijke grondslag wordt bepaald per verwerking. Toestemming is dus niet voor iedere verwerking automatisch noodzakelijk. Wanneer wij ons op toestemming baseren, kan deze toestemming in beginsel weer worden ingetrokken.

6. Ledenadministratie

Stichting Erfgoed Goirle houdt een ledenadministratie bij.

Daarin kunnen onder meer de volgende gegevens worden opgenomen:

• naam
• adres
• postcode
• woonplaats
• e-mailadres
• eventueel telefoonnummer
• gegevens over het lidmaatschap

De gegevens worden gebruikt voor de uitvoering van het lidmaatschap en voor communicatie met leden.

Zo kunnen adresgegevens bijvoorbeeld worden gebruikt voor de verzending van het tijdschrift Rond de Schutsboom en kunnen e-mailadressen worden gebruikt voor uitnodigingen voor lezingen, excursies en andere activiteiten.

Wanneer iemand het lidmaatschap beëindigt, worden persoonsgegevens niet automatisch onbeperkt bewaard. Gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet langer noodzakelijk zijn, tenzij een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of een historische/archivistische reden een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

De eerder gehanteerde termijn van één jaar voor oud-leden wordt daarom niet als algemene regel voor alle persoonsgegevens beschouwd. De passende bewaartermijn wordt per soort verwerking bepaald.

7. Vrijwilligers, bestuur en werkgroepen

Binnen Stichting Erfgoed Goirle werken veel vrijwilligers. Van vrijwilligers, bestuursleden en coördinatoren kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• naam
• telefoonnummer
• e-mailadres
• functie of taak binnen de stichting
• werkgroep of commissie
• praktische contactgegevens

Wanneer een overzicht van vrijwilligers of de samenstelling van werkgroepen wordt gepubliceerd, worden alleen gegevens opgenomen die daarvoor noodzakelijk zijn. Contactgegevens van vrijwilligers worden niet zonder noodzaak openbaar gemaakt.

8. Contactgegevens en interne telefoongegevens

Voor het functioneren van de stichting kan het noodzakelijk zijn dat bestuursleden, coördinatoren en bepaalde andere betrokkenen elkaar telefonisch of per e-mail kunnen bereiken. Interne telefoon- en contactlijsten worden daarom uitsluitend gebruikt voor organisatorische doeleinden. Een dergelijke lijst wordt niet zonder passende grondslag openbaar gemaakt.

9. Documentatiecentrum, archief en Memorix

Stichting Erfgoed Goirle beheert een documentatiecentrum en archief waarin historische informatie wordt verzameld en toegankelijk gemaakt. Binnen het documentatiecentrum wordt onder meer gewerkt met Memorix.

De collectie kan bestaan uit onder andere:

• boeken
• tijdschriften
• documenten
• bidprentjes
• beeldmateriaal
• historische gegevens
• andere documenten die betrekking hebben op de geschiedenis van Goirle en omgeving

In historische bronnen kunnen persoonsgegevens voorkomen. Het bewaren van historische bronnen betekent niet automatisch dat alle daarin voorkomende persoonsgegevens vrijelijk opnieuw mogen worden gepubliceerd. Bij het toegankelijk maken, kopiëren of publiceren van persoonsgegevens wordt daarom steeds rekening gehouden met de toepasselijke privacyregels.

10. Werkgroep Golse Genen

De voormalige vereniging Golse Genen bestaat niet langer als zelfstandige vereniging. De activiteiten op het gebied van genealogie worden voortgezet binnen Stichting Erfgoed Goirle als Werkgroep Golse Genen. De werkgroep houdt zich onder meer bezig met:

• genealogisch onderzoek
• het samenstellen en onderzoeken van stambomen
• onderzoek naar familiegeschiedenis
• het leggen van verbanden tussen families en historische gebeurtenissen
• het verzamelen en bestuderen van historische bronnen
• het delen en publiceren van genealogische resultaten

Voor deze activiteiten gelden dezelfde algemene privacyregels als voor de overige activiteiten van Stichting Erfgoed Goirle. Omdat genealogisch onderzoek echter vaak persoonsgegevens bevat, gelden daarnaast de specifieke regels in dit hoofdstuk.

11. Genealogische gegevens

Genealogisch onderzoek kan persoonsgegevens bevatten van zowel overleden als levende personen.

Bij genealogisch onderzoek wordt daarom altijd onderscheid gemaakt tussen:

• gegevens over overleden personen
• gegevens over levende personen
• historische gegevens die informatie over levende personen kunnen onthullen

De AVG is gericht op de bescherming van persoonsgegevens van levende natuurlijke personen. Dat betekent echter niet dat gegevens over overleden personen zonder verdere beoordeling altijd zonder risico kunnen worden gepubliceerd. Een genealogische publicatie over een overleden persoon kan bijvoorbeeld informatie bevatten over levende kinderen, kleinkinderen of andere familieleden.

Daarom kijkt de Werkgroep Golse Genen niet alleen naar de vraag of een persoon is overleden, maar ook naar de gevolgen van een publicatie voor levende personen.

12. Onderzoek naar levende personen

Wanneer genealogisch onderzoek persoonsgegevens van levende personen bevat, wordt zorgvuldig beoordeeld of deze gegevens mogen worden verzameld, gebruikt of gepubliceerd. Daarbij geldt als uitgangspunt: hoe minder persoonsgegevens worden gebruikt, hoe beter. Wanneer een persoonsnaam niet noodzakelijk is voor het genealogische verhaal, kan worden gekozen voor weglaten of anonimiseren. Ook worden gegevens zoals volledige woonadressen, telefoonnummers en andere contactgegevens niet opgenomen in een genealogische publicatie wanneer deze niet noodzakelijk zijn. De Werkgroep Golse Genen zal bij twijfel kiezen voor terughoudendheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

13. Publicatie van genealogische gegevens

Voordat genealogische gegevens van levende personen openbaar worden gepubliceerd, wordt nagegaan:

• of er levende personen in de publicatie voorkomen
• welke persoonsgegevens worden gepubliceerd
• of deze gegevens noodzakelijk zijn voor het genealogische doel
• of publicatie op een andere manier kan plaatsvinden, bijvoorbeeld door gegevens weg te laten of te anonimiseren
• op welke website, in welke publicatie of via welk ander medium de gegevens worden gepubliceerd
• welke AVG-grondslag voor de publicatie bestaat

Wanneer toestemming als grondslag wordt gebruikt, wordt deze zo duidelijk mogelijk vastgelegd. Bij voorkeur wordt de toestemming schriftelijk of elektronisch bewaard. Een toestemming wordt niet ruimer geïnterpreteerd dan waarvoor zij is gegeven.

14. Bijzondere persoonsgegevens

Genealogisch onderzoek kan gegevens bevatten die volgens de AVG extra bescherming krijgen.

Het gaat bijvoorbeeld om gegevens over:

• gezondheid
• genetische gegevens
• religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
• politieke opvattingen
• etnische afkomst
• seksuele gerichtheid

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is in beginsel verboden, tenzij zowel een algemene AVG-grondslag als een specifieke uitzondering van toepassing is. Daarom wordt met dergelijke gegevens bijzonder terughoudend omgegaan.

Gezondheidsgegevens en erfelijke aandoeningen

Dit is binnen genealogisch onderzoek een belangrijk aandachtspunt. Een vermelding van bijvoorbeeld een erfelijke aandoening kan niet alleen iets zeggen over de persoon die in een historische bron wordt genoemd, maar ook over levende familieleden. Dergelijke informatie wordt daarom niet zonder meer opgenomen in een openbare genealogische publicatie.

Wanneer dergelijke informatie niet noodzakelijk is voor het genealogische verhaal, wordt zij weggelaten of geanonimiseerd.

Wanneer publicatie wel wordt overwogen, wordt vooraf beoordeeld of daarvoor een geldige juridische grondslag en uitzondering bestaat.

15. Gegevens die iemand zelf openbaar heeft gemaakt

Dat een persoon bepaalde informatie zelf openbaar heeft gemaakt, betekent niet automatisch dat Stichting Erfgoed Goirle iedere verdere verwerking daarvan zonder meer mag uitvoeren.

Er wordt daarom altijd gekeken naar:

• de aard van de gegevens
• het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk openbaar zijn gemaakt
• het doel waarvoor Stichting Erfgoed Goirle de gegevens wil gebruiken
• de redelijke verwachtingen van de betrokkene
• de toepasselijke AVG-grondslag

Dit geldt in het bijzonder voor gevoelige genealogische gegevens.

16. Verwijderen, corrigeren en intrekken van toestemming

Een persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt, heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om:

• inzage in persoonsgegevens te vragen
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren
• verwerking te laten beperken
• bezwaar te maken tegen een verwerking
• persoonsgegevens te laten verwijderen
• toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd

Deze rechten zijn niet absoluut. De AVG kent uitzonderingen. Zo kan het recht op verwijdering bijvoorbeeld worden beperkt wanneer verwerking noodzakelijk is voor bepaalde vormen van vrijheid van meningsuiting en informatie of voor archivering in het algemeen belang.

Bij een verzoek om verwijdering uit een historische publicatie wordt daarom altijd naar de specifieke situatie gekeken.

17. Historische bronnen en genealogische publicaties

Stichting Erfgoed Goirle heeft als doelstelling om de geschiedenis van Goirle en omgeving te verzamelen, te bewaren en toegankelijk te maken. Daarom kan het noodzakelijk zijn historische bronnen te bewaren waarin persoonsgegevens voorkomen. Het verwijderen van een historisch document omdat daarin persoonsgegevens voorkomen, is niet altijd noodzakelijk of wenselijk.

Bij publicatie of digitale toegankelijkmaking wordt echter steeds afzonderlijk beoordeeld of persoonsgegevens van levende personen kunnen worden opgenomen. Waar mogelijk worden gegevens die niet noodzakelijk zijn geanonimiseerd of weggelaten.

18. Foto- en filmmateriaal

Beelmateriaal waarop mensen herkenbaar zijn, kunnen persoonsgegevens bevatten. Bij het publiceren van beeldmateriaal wordt daarom rekening gehouden met zowel privacyregels als het portretrecht. Bij recente beeldmateriaal van activiteiten van de stichting wordt waar nodig toestemming gevraagd of wordt op een andere passende wijze beoordeeld of publicatie gerechtvaardigd is. Bij historisch  beeldmateriaal wordt rekening gehouden met de historische context, de ouderdom van het materiaal, de herkenbaarheid van personen en de mogelijke gevolgen van publicatie. Ook auteursrecht en andere rechten op beeldmateriaal en afbeeldingen moeten worden gerespecteerd.

19. Website en sociale media

Op de website en eventuele sociale-mediakanalen van Stichting Erfgoed Goirle kunnen persoonsgegevens worden gepubliceerd wanneer dit past binnen de doelstellingen van de stichting en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om:

• namen van bestuursleden
• namen van vrijwilligers
• verslagen van activiteiten
• beeldmateriaal
• historische informatie
• genealogische publicaties

Bij openbare publicatie wordt extra zorgvuldig gekeken naar de hoeveelheid persoonsgegevens die zichtbaar wordt gemaakt. Een publicatie op internet kan immers wereldwijd toegankelijk zijn en door anderen worden gekopieerd.

20. Nieuwsbrief en e-mail

E-mailadressen worden gebruikt voor communicatie waarvoor zij zijn verstrekt of waarvoor een andere geldige grondslag bestaat. Een nieuwsbrief wordt alleen verzonden wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Wanneer iemand zich voor een nieuwsbrief kan afmelden, wordt die mogelijkheid duidelijk geboden. Na uitschrijving wordt het e-mailadres niet meer gebruikt voor de betreffende nieuwsbrief, tenzij daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

21. Delen van persoonsgegevens met derden

Stichting Erfgoed Goirle verstrekt persoonsgegevens niet zonder meer aan derden.

Wanneer verstrekking noodzakelijk is, wordt vooraf beoordeeld:

• waarom de gegevens moeten worden verstrekt
• welke gegevens noodzakelijk zijn
• aan wie de gegevens worden verstrekt
• op welke grondslag de verstrekking plaatsvindt
• welke afspraken nodig zijn over vertrouwelijkheid en beveiliging

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Stichting Erfgoed Goirle verwerkt, wordt waar nodig een passende verwerkersovereenkomst gesloten.

22. Beveiliging

Stichting Erfgoed Goirle neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies
• onbevoegde toegang
• ongeoorloofd gebruik
• ongeoorloofde wijziging
• ongewenste openbaarmaking

Computers en digitale bestanden die voor de werkzaamheden van de stichting worden gebruikt, worden passend beveiligd. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Wachtwoorden en toegangsgegevens worden vertrouwelijk behandeld.

23. Verwerkingsregister

Naast dit openbare privacybleid houdt Stichting Erfgoed Goirle een intern verwerkingsregister bij.

Daarin wordt per verwerking vastgelegd:

• welke persoonsgegevens worden verwerkt
• voor welk doel
• op welke grondslag
• hoe de gegevens worden opgeslagen
• wie toegang heeft
• met wie gegevens eventueel worden gedeeld
• hoe lang gegevens worden bewaard
• wanneer gegevens worden verwijderd of vernietigd

Dit interne register is een belangrijk onderdeel van de verantwoordingsplicht van de stichting. Dit openbare privacybeleid en het interne verwerkingsregister vullen elkaar aan.

24. Bewaartermijnen

Stichting Erfgoed Goirle bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige reden een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

Voor verschillende soorten gegevens kunnen daarom verschillende bewaartermijnen gelden.

Voorbeelden zijn:

• ledenadministratie
• financiële administratie
• vrijwilligersgegevens
• nieuwsbriefgegevens
• genealogische onderzoeksgegevens
• historische archiefstukken

Voor historische bronnen kan bewaren voor langere tijd noodzakelijk zijn vanwege de historische doelstelling van de stichting. De AVG schrijft geen algemene vaste bewaartermijn voor. De organisatie moet zelf kunnen onderbouwen waarom een bepaalde bewaartermijn noodzakelijk en passend is.

25. Datalekken

Wanneer persoonsgegevens verloren gaan, onbevoegd toegankelijk worden of op een andere manier mogelijk in verkeerde handen terechtkomen, wordt beoordeeld of sprake is van een datalek. Bij een datalek worden de noodzakelijke maatregelen genomen om de gevolgen te beperken. Wanneer de wet dit vereist, wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of worden betrokken personen geïnformeerd.

26. Uw privacy rechten

U kunt Stichting Erfgoed Goirle vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Afhankelijk van de situatie kunt u onder meer gebruikmaken van het recht op:

• inzage
• correctie
• verwijdering
• beperking van de verwerking
• bezwaar
• overdraagbaarheid van gegevens
• intrekking van toestemming

Een verzoek kan worden ingediend bij het bestuur van Stichting Erfgoed Goirle. Wij kunnen vragen om voldoende informatie om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk afkomstig is van de persoon op wie de gegevens betrekking hebben.

27. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop Stichting Erfgoed Goirle met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u eerst contact opnemen met het bestuur. Wij proberen een klacht in goed overleg op te lossen. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet volgens de privacywetgeving worden verwerkt.

28. Wijzigingen van dit privacybeleid

Stichting Erfgoed Goirle kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de werkwijze van de stichting verandert, wanneer nieuwe activiteiten worden ontwikkeld of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld via de website van Stichting Erfgoed Goirle. De datum onderaan dit beleid geeft aan wanneer dit beleid voor het laatst is aangepast.

29. Slotbepaling

Stichting Erfgoed Goirle wil het historische erfgoed van Goirle toegankelijk maken voor huidige en toekomstige generaties. Dat betekent ook dat zorgvuldig moet worden omgegaan met de persoonlijke levenssfeer van mensen die in onze bronnen, onderzoeken en publicaties voorkomen. Vooral bij genealogisch onderzoek zoeken wij daarom steeds naar een goede balans tussen het bewaren en toegankelijk maken van onze geschiedenis enerzijds en het beschermen van de privacy van levende personen anderzijds. De Werkgroep Golse Genen maakt als onderdeel van Stichting Erfgoed Goirle gebruik van ditzelfde privacybeleid. Bij twijfel over de publicatie van persoonsgegevens wordt eerst een privacy beoordeling uitgevoerd voordat tot publicatie wordt overgegaan.

Stichting Erfgoed Goirle
Versie: oktober 2026