Een stap in de ontwikkeling van privacybeleid voor onze stichting is hieronder een uitwerking gemaakt van het zogenaamde verwerkingsregister waarin wordt aangegeven:
- * welke persoonsgegevens bewaard worden,
- * hoe deze gegevens worden bewaard,
- * hoe deze gegevens worden gebruikt,
- * wie toegang heeft tot deze gegevens,
- * hoe lang deze gegevens worden bewaard,
- * wanneer deze gegevens worden vernietigd.
De uitwerking is gemaakt op basis van de aanwijzingen die Brabants Heem ons heeft gegeven voor de invoering van de AVG (algemene verordening gegevensbescherming).
Verwerkingsregister in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De Stichting Erfgoed Goirle “De Vyer Heertganghen” te Goirle heeft als doelstelling het in kaart brengen van de geschiedenis van Goirle en het presenteren van deze geschiedenis middels publicaties, lezingen en rondleidingen op een als museum ingericht heemerf. De stichting beheert een aantal gebouwen en krijgt hiervoor subsidie van de gemeente. De stichting heeft daarnaast inkomsten van ongeveer 250 betalende leden die hiervoor een tijdschrift ontvangen en deel kunnen nemen aan lezingen en excursies. Van de 250 leden zijn er ongeveer 40 die op vrijwillige basis allerlei taken uitvoeren. Er is een bestuur van 5 personen en er zijn werkgroepen voor het documentatiecentrum en het archief, voor het museum, voor de redactie van ons tijdschrift, voor het organiseren van lezingen en excursies, voor tentoonstellingen, voor het onderhoud van de gebouwen en voor het heemerf en de heemtuin.
Voor de communicatie met onze leden/deelnemers is er een digitaal ledenbestand waarmee adresetiketten kunnen worden geprint t.b.v. de distributie van ons tijdschrift “Rond de Schutsboom” dat 3x per jaar verschijnt en voor het per e-mail versturen van uitnodigingen voor lezingen/excursies en andere evenementen. Sinds begin 2018 geeft de stichting ook een digitale nieuwsbrief uit die verschijnt als er aanleidingen toe zijn. We proberen juli en december als uitgave-mogelijkheid aan te houden.
In ons ledenbestand worden de volgende gegevens geregistreerd:
Uw naam, (achternaam, voorletters, tussenvoegsel), adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats) en e-mailadres. Deze gegevens worden opgeslagen in een databestand dat wordt beheerd in Excel. Met het programma MEMORIX worden ook alle gegevens van het documentatiecentrum (boeken, tijdschriften, documenten, bidprentjes, foto’s) bewerkt en opgeslagen. De computers van de stichting bevinden zich in Heemhuis “De Schutsboom”, Nieuwe Rielseweg 41, 5051 PD te Goirle en zijn ondergebracht in een lokaal netwerk.
De secretaris (Gemma v.d. Klundert- Bertens) heeft het beheer van dit ledenbestand en wordt door haar up-to-date gehouden. Het ledenbestand is beveiligd met een wachtwoord dat ook bekend is bij bestuursleden. Ten behoeve van de financiële administratie krijgt de penningmeester (Wik van Berkel) elk begin van het nieuwe jaar een aangepaste lijst in Excel toegezonden. In het jaarverslag is een lijst met de bemensing (vrijwilligers) van de verschillende werkgroepen/commissies opgenomen.
Een telefoonlijst met de nummers van bestuursleden, de coördinatoren van de verschillende werkgroepen en van een aantal belangrijke relaties (gemeente, uitgever, beveiliging, elektrotechniek, e.d.) hangt in de vergaderruimte.
Adreswijzigingen, aanmeldingen van nieuwe leden/deelnemers en opzeggingen worden zo snel mogelijk in de ledenlijst doorgevoerd. De gegevens van oud-leden worden nog een jaar bewaard en na een jaar van beëindiging van het deelnemersschap uit ons ledenbestand verwijderd.
Tot slot:
De gegevens in de bestanden zijn alleen bestemd voor gebruik binnen de stichting en worden niet aan derden gegeven.
01-07-2026
Secretaris
Gemma v.d. Klundert- Bertens